Decyzja o skorzystaniu z usług wirtualnego biura to dla wielu przedsiębiorców krok w stronę większej elastyczności i niższych kosztów prowadzenia firmy. Jednak zaraz po podjęciu decyzji o wyborze takiego rozwiązania pojawia się pytanie: czy wybrać pakiet ze skanowaniem korespondencji, czy bez? To jedna z pierwszych kwestii, które poruszamy w rozmowach z klientami – i nie bez powodu. Odpowiedni wybór pozwala zaoszczędzić czas, nerwy i pieniądze.
Dla kogo pakiet bez skanowania?
Jeśli masz sporo wolnego czasu i przebywasz w pobliżu siedziby wirtualnego biura, najprawdopodobniej wystarczy Ci pakiet podstawowy, czyli bez skanowania korespondencji. Taki pakiet najczęściej zawiera możliwość rejestracji firmy pod adresem biura oraz odbiór korespondencji na miejscu.
Dla kogo to dobre rozwiązanie?
- Dla lokalnych przedsiębiorców, którzy mogą łatwo i szybko odebrać listy.
- Dla firm, które nie otrzymują zbyt wielu ważnych dokumentów wymagających natychmiastowej reakcji.
- Dla osób, które traktują odbiór poczty jako okazję do kontaktu z biurem lub po prostu nie spieszy im się z jej odebraniem.
Zdarza się, że niektórzy klienci przychodzą odebrać swoją korespondencję dopiero po kilku miesiącach – i nie stanowi to dla nich problemu. Inni natomiast reagują natychmiast po otrzymaniu powiadomienia o nowej przesyłce. Wszystko zależy od stylu pracy, branży i osobistych preferencji.
Warto jednak pamiętać, że korespondencja wpływa do biura w różnych godzinach. Listy polecone z Poczty Polskiej najczęściej docierają o stałych porach, natomiast przesyłki kurierskie mogą pojawić się w różnych godzinach.
Kiedy warto wybrać pakiet ze skanowaniem?
Zupełnie inną sytuację mają klienci, którzy:
- przebywają za granicą,
- prowadzą kilka firm w różnych miastach,
- potrzebują szybkiego dostępu do dokumentów,
- cenią sobie oszczędność czasu i wygodę.
Dla takich osób idealnym rozwiązaniem będzie pakiet ze skanowaniem korespondencji. W ramach tej usługi pracownicy biura zeskanują odebraną przesyłkę i udostępnią ją klientowi online – zwykle w ciągu kilku godzin, a maksymalnie 24 godzin.
Przykład z życia? Przebywasz za granicą, a z Urzędu Skarbowego przychodzi pismo kończące kontrolę. Gdy masz wykupione skanowanie, nie musisz dzwonić z prośbą o przesłanie treści. Wystarczy, że otworzysz maila z powiadomieniem i jednym kliknięciem otworzysz zeskanowaną korespondencję. Dowiadujesz się, że kontrola przebiegła pozytywnie, możesz wrócić do swojego dnia bez stresu i bez zbędnej logistyki.
To rozwiązanie idealne także dla przedsiębiorców działających lokalnie, ale intensywnie – np. prowadzących warsztaty, transport, gastronomię czy działalność handlową. Czas, który musieliby poświęcić na dojazd do biura i odbiór listów, mogą wykorzystać na rozwój firmy, pozyskiwanie klientów czy realizację zleceń.
Czy warto dopłacać za skanowanie?
Dodatkowy koszt pakietu ze skanowaniem to zwykle 10–15 zł miesięcznie – niewielka suma w porównaniu z czasem i wygodą, jakie oferuje. Zamiast stać w korkach, tracić czas na dojazd i wizyty w biurze, masz dostęp do swoich dokumentów z każdego miejsca na świecie. Wystarczy komputer, tablet lub smartfon.
Warto też zwrócić uwagę na tempo obsługi. W wielu wirtualnych biurach skany są dostępne w ciągu 1–2 godzin od doręczenia listu – zwłaszcza gdy listonosz pracuje w regularnych godzinach. To szybciej niż przejazd z jednego końca miasta na drugi. A co najważniejsze, możesz od razu zareagować, wysłać odpowiedź lub wyjaśnienie i załatwić sprawę bez wychodzenia z domu.
Jak wybrać odpowiedni pakiet?
Ostateczna decyzja zależy od Twojego trybu pracy, lokalizacji i oczekiwań co do tempa komunikacji. Zadaj sobie kilka prostych pytań:
- Czy jestem często w pobliżu wirtualnego biura?
- Czy mam czas na osobisty odbiór listów?
- Czy korespondencja może poczekać dzień lub dwa?
- Czy często przebywam poza miastem lub za granicą?
- Czy zależy mi na natychmiastowym dostępie do dokumentów?
Jeśli na większość z nich odpowiadasz „tak”, pakiet ze skanowaniem będzie bardziej dopasowany do Twoich potrzeb. Jeśli natomiast korespondencja nie jest dla Ciebie sprawą pilną, a wizyta w biurze nie stanowi problemu – śmiało możesz wybrać pakiet podstawowy, bez skanowania.
Niezależnie od wyboru, pamiętaj – wirtualne biuro to przede wszystkim wygoda, którą możesz dopasować do siebie. A dobrze dobrany pakiet usług to pierwszy krok do efektywnego i nowoczesnego prowadzenia firmy.
Nikt jeszcze nie skomentował. Bądź pierwszy! Dodaj komentarz