Wirtualne biuro czy to legalne?

W dobie internetu, gdy większość spraw załatwiana jest drogą elektroniczną, posiadanie stacjonarnego biura często staje się zbędnym luksusem, który generuje ogromne koszty. Wiele firm nie potrzebuje wynajmować fizycznej powierzchni biurowej, decydując się na nową i lepszą alternatywę, jaką jest wirtualne biuro. Czy jednak korzystanie z usług wirtualnego biura jest w pełni legalne?

Wirtualne biuro to usługa udostępniania adresu do rejestracji firmy, polegająca na pełnym outsourcingu obsługi biurowej, bez konieczności fizycznej obecności w danym miejscu. W praktyce wygląda to tak, że wynajmując wirtualne biuro, otrzymujesz adres, pod którym możesz zarejestrować Twoją firmę. Wirtualne biuro zapewni też pełną obsługę Twojego biura, a Ty możesz korzystać z wielu innych usług, takich jak:

• Posługiwanie się udostępnionym adresem w korespondencji urzędowej czy kontaktach z kontrahentami.
• Odbiór korespondencji
• Przesyłanie informacji dotyczących otrzymanej korespondencji mailowo lub smsowo.
• Skanowanie korespondencji bez konieczności odbioru osobistego.
• Doradztwo prawno-księgowe.
• Pełna obsługa reklamowa.

Czy usługi wirtualnego biura są w pełni legalne – rozwiewamy wątpliwości...

Jednak czy wirtualne biuro jest legalne? Wbrew pozorom wiele osób posiada wątpliwości, co do legalności tego rozwiązania i posiada spore obawy związane z rejestracją firmy pod wirtualnym adresem. Głównym źródłem wątpliwości co do legalności wirtualnych biur są dyskusje, jakie toczyły się kilka lat temu. Zdarzały się przypadki, że Urzędy Skarbowe kwestionowały możliwość zarejestrowania działalności gospodarczej w wirtualnym biurze, odmawiając nadania numeru NIP. Swoją decyzję uzasadniały brakiem numeru konkretnego lokalu w budynku oraz brakiem możliwości wykonywania funkcji zarządczych pod wskazanym adresem siedziby spółki. Jednak Naczelny Sąd Administracyjny szybko obalił takie stanowiska. W jednej z głośnych spraw, wskazał że nie istnieją przepisy, które nakładałyby na podatnika obowiązek wskazania lokalu o takich właściwościach. Podkreślił także, iż urzędy nie posiadają odpowiednich przesłanek, by stwierdzić że pod wskazanymi adresami nie jest możliwe wykonywanie funkcji zarządczych.

Jak widać, wątpliwości co do legalności wirtualnego biura są więc bezzasadne. Usługi wirtualnego biura są całkowicie legalne, jeżeli firma świadcząca taką usługę ma zgodę właściciela lokalu na podnajem go osobom trzecim. Warto dokładnie sprawdzić tę kwestię przed podpisaniem umowy z wirtualnym biurem. Jeśli ten warunek jest spełniony możemy bez obaw korzystać z usług wirtualnego biura, co jest całkowicie zgodne z przepisami polskiego prawa.

Zarejestrowanie działalności gospodarczej w wirtualnym biurze oznacza, że właściwym US będzie ten, pod który podlega siedziba firmy, a nie adres zamieszkania jej właściciela.

Wirtualne biuro to udogodnienie w postaci posiadania wirtualnego adresu, pod którym można zarejestrować firmę, bez konieczności prowadzenia fizycznej działalności w danym miejscu, z którego korzysta co raz więcej przedsiębiorców, takich jak:

• start-upy,
• małe firmy,
• przedstawiciele wszystkich wolnych zawodów,
• spółki z oddziałami w wielu miastach.