Wirtualne biuro co to znaczy? – czyli poradnik dla nowoczesnego przedsiębiorcy

Do założenia działalności gospodarczej konieczne jest posiadanie adresu jej siedziby. Co jednak zrobić, gdy firma nie potrzebuje fizycznej powierzchni biurowej? Wynajem stacjonarnego biura jest wtedy zbędnym luksusem, który generuje gigantyczne koszty utrzymania nieużywanego lokalu. Natomiast zarejestrowanie działalności pod prywatnym adresem zamieszkania nie zawsze jest optymalnym rozwiązaniem i może okazać się bardzo uciążliwe, zwłaszcza jeśli chcesz chronić swoją prywatność, oddzielając ją od spraw biznesowych.

I tu w sukurs przychodzi właśnie wirtualne biuro – nowa i lepsza alternatywa dla tradycyjnego, stacjonarnego biura, która pozwala pozyskać adres do rejestracji Twojej firmy, bez konieczności prowadzenia w nim fizycznej działalności. Co to znaczy wirtualne biuro i na czym dokładnie polegają jego usługi? Na te pytania postaramy się udzielić wyczerpującej odpowiedzi w tym artykule.

Wirtualne biuro w pigułce – dowiedz się co oznacza wirtualne biuro dla Twojej firmy razem z nami!

Pierwsze wirtualne biuro powstało w 1994 roku w USA, z inicjatywy twórcy jego idei Ralpha Grgory’ego. Idea wirtualnego biura była odpowiedzią na nowe potrzeby nowoczesnego biznesu, powstałe zwłaszcza w dobie Internetu. Obecnie wirtualne biura to kompleksowe rozwiązanie większości współczesnych biznesowych problemów, które z powodzeniem zastępuje tradycyjne, stacjonarne biura, wszędzie tam, gdzie są one zbędnym wydatkiem. To nowoczesne rozwiązanie, które zapewnia możliwość prowadzenia biznesu zdalnie z dowolnej lokalizacji, bez konieczności fizycznej obecności w danym miejscu.

Wbrew temu, co mogłaby sugerować nazwa, wirtualne biuro wcale nie jest tylko wirtualne. Jest to bowiem firma istniejąca realnie w rzeczywistości, posiadająca fizyczną siedzibę, która udostępnia Twojej firmie wirtualny adres. Zatem wirtualny jest tylko sposób funkcjonowania Twojego biura pod adresem realnie istniejącej siedziby e-biura. Według najprostszej, encyklopedycznej definicji, termin wirtualne biuro pochodzi od angielskiego Virtual Office i oznacza: „[…] usługę polegającą na pełnym outsourcingu obsługi biurowej bez konieczności fizycznej obecności przedsiębiorstwa w danym miejscu […]” – jak podaje Wikipedia. A co znaczy outsourcing obsługi biurowej? To proste. Outsourcing oznacza wydzielenie ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa niektórych realizowanych przez nie samodzielnie funkcji i przekazanie ich do wykonania innym podmiotom, czyli zewnętrznemu wykonawcy – w tym przypadku będą to funkcje związane z obsługą biurową. W praktyce oznacza to, że wszystkie czynności związane z obsługą biurową Twojego biura, zamiast Ciebie zajmie się kompleksowo wirtualne biuro, jako zewnętrzny podmiot – wykonawca.

Wirtualne biuro to z pewnością doskonały pomysł w przypadku, gdy:

• Fizyczna powierzchnia biurowa jest zbędna dla Twojej firmy, np. jeśli pracujesz zdalnie czy prowadzisz sklep internetowy, itp….
• Wynajęcie stacjonarnego biura przekracza możliwości finansowe Twojej firmy
• Zarejestrowanie działalności pod prywatnym adresem zamieszkania jest rozwiązaniem niekorzystnym lub uciążliwym
• Chcesz chronić Twoją prywatność i nie chcesz rejestrować firmy w miejscu zamieszkania
• Chcesz znacznie zredukować koszty stałe związane z utrzymaniem Twojego biura
• Twoja firma potrzebuje kompleksowej obsługi biurowej.

Wirtualne biuro to usługa polegająca przede wszystkim na udostępnianiu firmom wirtualnego adresu w celach rejestracyjnych firmy oraz jako adres jej siedziby. Adresem tym zwykle możesz się również posługiwać do korespondencji biznesowej i w urzędach, a także w celach marketingowych – np. umieszczać go na Twoich wizytówkach, ulotkach czy innych materiałach reklamowych. Warto zwrócić uwagę na to, jaki dokładnie adres udostępnia nam wirtualne biuro. Ważne jest bowiem, aby był to prestiżowy adres w atrakcyjnej lokalizacji w centrum miasta – np. taki, jak udostępnia nasze wirtualne biuro w Sosnowcu przy ulicy Wspólnej 3. Taki prestiżowy adres to prestiż dla Twojej firmy – będzie on pełnił roję jej najlepszej wizytówki, pracując na profesjonalny i pozytywny wizerunek Twojej firmy w oczach klientów i kontrahentów. Inwestycja w taki prestiżowy adres naprawdę się opłaca i szybko zwraca z nawiązką. Dlatego nie warto oszczędzać na tej kwestii i lepiej wybrać trochę droższą ofertę wirtualnego biura, które udostępni nam taki prestiżowy adres w atrakcyjnej lokalizacji w centrum miasta, a nie w jakiejś małej mieścinie czy na peryferiach z siedzibą mieszczącą się w jednopokojowym mieszkaniu – co raczej jest odwrotnością prestiżu.

Jak wspominaliśmy, usługi wirtualnego biura to także kompleksowy outsourcing obsługi biurowej, który obejmuje między innymi takie usługi, jak pełna obsługa sekretariatu czy kancelaryjna. W ramach tych usług wirtualne biuro zapewnia przede wszystkim pełną obsługę całej Twojej korespondencji firmowej – jej odbieranie, skanowanie i przesyłanie na wskazany przez Ciebie adres. W praktyce oznacza to po prostu, że Twoja korespondencja firmowa będzie odbierana pod adresem wirtualnego biura przez jego pracowników, którzy powiadomią Cię o jej odebraniu, zeskanują oraz prześlą Ci skany pocztą elektroniczną. Najlepsze wirtualne biura zapewniają również dostęp online do całej Twojej korespondencji przez 24/7 – tak jak nasze wirtualne biuro w Sosnowcu. Dzięki temu możesz prowadzić swój biznes zdalnie z dowolnej lokalizacji, bez konieczności wychodzenia z domu. Jest to nieocenione zwłaszcza, gdy pracujesz zdalnie lub dużo podróżujesz w interesach, bądź też – chcesz otworzyć filię firmy w innym mieście.

Ale to jeszcze nie wszystkie korzyści, jakie zapewniają Ci usługi wirtualnego biura!

W ramach swoich usług wirtualne biura zapewniają również pełną obsługę księgową i marketingową, a czasem nawet reklamową, tak jak nasze e-biuro. Oznacza to, że Twoja firma w ramach usług e-biura, otrzymuje pełną, kompleksową obsługę oraz usługi, jakie zaspokajają wszystkie jej biznesowe potrzeby w jednym miejscu – i kosztem tylko stałej, miesięcznej opłaty abonamentowej za usługi wirtualnego biura.

Wirtualne biuro - wiele korzyści w jednym miejscu

Co to znaczy dla Twojej firmy? Cóż, zdecydowanie wiele korzyści!

Po pierwsze, pozwala to przede wszystkim na zredukowanie do minimum ogromnych kosztów stałych związanych z wynajmem, utrzymaniem i obsługą administracyjną stacjonarnego biura. Nie ponosisz również kosztów wyposażenia fizycznego lokalu, ani zatrudnienia pracowników do jego obsługi – tym wszystkim też zajmą się pracownicy wirtualnego biura. A różnica w kwocie miesięcznych kosztów jest iście powalająca! Przyjmując, że koszty stałe w przypadku fizycznej powierzchni biurowej sięgają kwot rzędu około 3600 zł miesięcznie, to w porównaniu do kosztów stałych w przypadku wirtualnego biura, są one wyższe nawet o ponad 2000 zł miesięcznie, zależnie od ceny wybranego pakietu usług wirtualnego biura. Przykładowo w naszym wirtualnym biurze w Sosnowcu cena najtańszych pakietów wynosi nawet już tylko 45 zł/mies. Jak widać miesięczne oszczędności są niewyobrażalnie ogromne.

Ale to jeszcze nie koniec. Ogromną zaletą wirtualnego biura jest bowiem także …. Elastyczność! Dobre wirtualne biura zapewniają elastyczną ofertę, idealnie dopasowaną do potrzeb czy specyfiki Twojej firmy. Zwykle oferują parę lub kilka różnych pakietów do wyboru, które obejmują różny zakres usług, adekwatnie do faktycznych potrzeb firmy. Elastyczne są również ceny usług wirtualnego biura – różne pakiety to różne ceny, zależne od zakresu usług, jakie obejmują. To Ty sam decydujesz, z jakiego zakresu usług chcesz korzystać oraz ile chcesz za nie płacić i sam wybierasz odpowiedni dla Ciebie pakiet usług. Przykładowo nasze wirtualne biuro w Sosnowcu, oferuje trzy różne pakiety usług do wyboru, w zakresie cenowym już od 45 zł/mies. do 95 zł/mies. maksymalnie. Dany pakiet oraz zakres usług można również elastycznie zmieniać w trakcie korzystania z usług e-biura, adekwatnie do zmian potrzeb Twojej firmy. Musisz przyznać, że to ogromne udogodnienie dla prowadzenia biznesu.

Co jeszcze znaczy wirtualne biuro dla Twojej firmy? Z pewnością znaczy o wiele dogodniejsze rozwiązanie kwestii US i kontroli skarbowych. Po pierwsze dlatego, że kontrole skarbowe i nieprzyjemne wizyty urzędnika skarbowego odbywają się nie w miejscu zamieszkania, co przyznasz, że jest niezwykle uciążliwe i nieprzyjemne, lecz w siedzibie wirtualnego biuro. A po drugie – masz możliwość wyboru oddziału US i nie jesteś skazany na ten, w jurysdykcji którego położone jest Twoje miejsce zamieszkania.

Jeśli masz wątpliwości, czy wirtualne biuro jest na pewno całkowicie legalnie, to możemy zapewnić Cię, że są one zupełnie bezpodstawne. Korzystanie z usług wirtualnego biura jest bowiem całkowicie zgodne z polskim prawem i z pewnością nie stanie się źródłem żadnych problemów natury prawnej ani rodzić kontrowersji w urzędach – możesz zupełnie spokojnie korzystać z usług wirtualnego biura, bez obaw o żadne konsekwencje prawne!

A zatem – najwyższa pora założyć wreszcie Twoje wirtualne biuro – do dzieła! ;)